Overstappen naar Syndiq is eenvoudig, maar moet wel zorgvuldig gedaan worden. U zou hiervoor het onderstaande stappenplan moeten volgen. De volgorde van de stappen is belangrijk. Natuurlijk kunnen wij u hierbij ondersteunen en u ontzorgen.
Voor aanvang
- Syndiq zal vooraf met u het stappenplan doornemen en adviseren.
- Controleer wat de opzegtermijn is bij uw huidige VvE beheerder.
- Vooruitlopend op een vergaderbesluit kan het bestuur ervoor kiezen om de bestaande overeenkomst al proforma op te zeggen. Met het opstellen van de proforma-brief kunnen wij u ondersteunen.
Voorbereiding ledenvergadering
- Wij controleren voor u hoeveel stemmen u nodig heeft voor een rechtsgeldig besluit.
- In de agenda van de ledenvergadering een agendapunt opnemen “Voorstel overstap VvE beheerder”.
- Syndiq kan u eventueel helpen met het versturen van de uitnodigingen.
- Als er voorafgaand aan de vergadering vragen zijn van leden, kan Syndiq u behulpzaam zijn met het beantwoorden van deze vragen.
De algemene of extra ledenvergadering
- Toelichting geven om de overstap te bespreken. Syndiq kan de presentatie hiervoor verzorgen.
- Stemming houden, stemmen tellen en besluit vastleggen.
Na de ledenvergadering
- Notulen verzenden aan de eigenaren.
- Besluit kenbaar maken aan de huidige VvE beheerder middels een opzeggingsbrief.
Overstap realiseren
- Syndiq maakt een plan van aanpak voor de overdracht van de voormalige beheerder. Hierbij wordt het bestuur volledig ontzorgd maar wel op de hoogte gehouden.
- Voorafgaand aan de overdracht wordt een (kennismakings-)gesprek met het bestuur ingepland om verdere afspraken te maken en een opname te doen in en buiten het gebouw.