De noodwet die het voor Verenigingen van Eigenaars mogelijk maakt om vergaderingen uit te stellen is nog steeds van kracht. Maar is uitstellen wenselijk? Vaak zijn er toch een aantal zaken waarover besluiten moeten worden genomen. Het financieel afsluiten van het boekjaar, het vaststellen van de begroting, mogelijk moet er nog onderhoud worden uitgevoerd wat niet kan worden uitgesteld, maar waarvoor de vergadering nog akkoord moet geven. De noodwet geeft ook de mogelijkheid om de vergaderingen 100% digitaal te laten verlopen.
De noodwet die het voor Verenigingen van Eigenaars mogelijk maakt om vergaderingen uit te stellen is nog steeds van kracht. Maar is uitstellen wenselijk? Vaak zijn er toch een aantal zaken waarover besluiten moeten worden genomen. Het financieel afsluiten van het boekjaar, het vaststellen van de begroting, mogelijk moet er nog onderhoud worden uitgevoerd wat niet kan worden uitgesteld, maar waarvoor de vergadering nog akkoord moet geven. De noodwet geeft ook de mogelijkheid om de vergaderingen 100% digitaal te laten verlopen.
Syndiq VvE-beheer heeft het afgelopen jaar veel ervaring opgedaan met vergaderen met digitale ondersteuning. Aan het digitaal vergaderen zijn voorwaarden verbonden, zo moet de oproepingstermijn die in de akte van splitsing staat in acht worden genomen. Daarnaast moet in de uitnodiging aangegeven staan dat er geen fysieke toegang is tot de vergadering en dat de vergadering in plaats daarvan online plaatsvindt.
Het fysiek elkaar ontmoeten is een gemis, maar digitaal vergaderen biedt ook zo zijn voordelen. Het is praktisch, is snel te organiseren en iedereen kan vanaf thuis deelnemen, waardoor ook mensen die op afstand verblijven er toch bij aanwezig kunnen zijn. Door dit gemak is de opkomst vaak hoog. Voor de langere termijn is het wellicht niet de vervanger van de fysieke vergadering, maar als aanvulling ongetwijfeld een blijvertje. Een beknopte vergadering met enkele agendapunten inplannen, is nu veel praktischer geworden.
Via een link uit de uitnodigingsbrief kan iedereen digitaal aansluiten. Veelal wordt er gebruik gemaakt van Microsoft Teams of Zoom, waarbij spraak en beeld worden ondersteund. Het is even wennen, maar zeker niet moeilijk.
Het is mogelijk om digitaal agendapunten en besluiten in te zien, de presentielijst te tekenen en tevens kan er digitaal worden gestemd. Maar ook kan bij de uitnodiging voor een digitale vergadering een volmachtsformulier, al dan niet in combinatie met stembriefjes, worden meegestuurd. Deze stembriefjes kunnen ingevuld worden en eventueel inclusief het machtigingsformulier vooraf aan de vergadering bij een bestuurder of mede-eigenaar worden afgegeven. Het bezorgen van deze documenten, per post of mail, bij ons als VvE-beheerder is ook een prima optie.
Volledig digitaal of de hybride variant waarbij de traditionele hulpmiddelen worden ingezet, in overleg met onze klanten komen we samen tot de beste manier van vergaderen. Wij voorzien u hierbij van de juiste informatie en instructie.